Excel-ից հաշվառման համակարգ. ինչ պատրաստել նախօրոք

Շատ խանութներ սկսում են նույն կերպ. ապրանքները՝ Excel-ի աղյուսակում, մնացորդը՝ տետրում, վաճառքը՝ դրամարկղում։ Սկզբում դա աշխատում է։ Հետո ապրանքները դառնում են մի քանի հարյուր, աշխատակիցները՝ երկու-երեք, և ամսվա վերջին ոչ ոք հստակ չգիտի, թե ինչքան է վաճառվել և ինչ է մնացել պահեստում։

Հաշվառման համակարգ անցնելը մեծ քայլ չէ, եթե նախօրոք պատրաստվես։ Ստորև՝ այն, ինչ արժե անել մինչև առաջին վաճառքը նոր համակարգում։

1. Մաքրիր ապրանքացանկը#

Ապրանքացանկը ամեն ինչի հիմքն է. սխալ ապրանքացանկը նշանակում է սխալ մնացորդ և սխալ հաշվետվություններ։

• Մեկ ապրանք՝ մեկ տող։ Excel-ում հաճախ նույն ապրանքը գրված է երկու անգամ՝ մի փոքր տարբեր անուններով («Կաթ 3.2% 1լ» և «Կաթ 1 լիտր 3,2»)։ Գտիր և միավորիր կրկնությունները։
• Տարբերակները առանձնացրու։ Նույն մոդելի կոշիկը տարբեր չափսերով կամ նույն ըմպելիքը տարբեր ծավալներով մեկ ապրանք է՝ մի քանի տարբերակով, ոչ թե տասը առանձին ապրանք։
• Ամեն տարբերակի համար՝ կոդ և շտրիխ կոդ։ Եթե ապրանքն ունի գործարանային շտրիխ կոդ, գրիր այն։ Եթե չունի, որոշիր, թե ինչպես ես կպցնելու ներքին կոդը։
• Չափման միավորը։ Հատ, կիլոգրամ, լիտր, տուփ. ամեն ապրանքի համար մեկը, և այն, որով իրականում վաճառում ես։

Լավ կանոն. եթե երկու աշխատակից նույն ապրանքը տարբեր կերպ են անվանում, ապրանքացանկը դեռ պատրաստ չէ։

2. Գներ և ինքնարժեք#

Գրիր վաճառքի գինը ամեն տարբերակի համար։ Եթե ունես տարբեր գներ տարբեր հաճախորդների համար (մանրածախ, մեծածախ), առանձնացրու դրանք որպես գնացուցակներ, ոչ թե լրացուցիչ սյունակներ նույն աղյուսակում։

Ինքնարժեքը այն գինն է, որով գնել ես ապրանքը։ Առանց դրա համակարգը կարող է ցույց տալ վաճառքը, բայց ոչ շահույթը։ Եթե ճշգրիտ ինքնարժեքը չգիտես բոլոր ապրանքների համար, սկսիր վերջին մատակարարման գնից. հետագա ընդունումներն այն կճշգրտեն։

3. Մատակարարներ#

Կազմիր մատակարարների ցուցակը՝ անվանում, ՀՎՀՀ, կոնտակտ։ Այն պետք է, որ յուրաքանչյուր ընդունում կապվի մատակարարի հետ, և հետո կարողանաս տեսնել, թե ումից ինչ ես գնել և ինչ գնով։

4. Սկզբնական մնացորդ. գույքագրում#

Սա ամենակարևոր քայլն է։ Համակարգը կարող է ճիշտ հաշվել, թե ինչ է մնացել, միայն եթե գիտի, թե ինչով ես սկսել։

1. Ընտրիր օր, երբ խանութը փակ է կամ քիչ մարդ կա։
2. Հաշվիր ամեն ապրանքը դարակում և պահեստում։
3. Այդ թվերն էլ մուտքագրիր որպես սկզբնական մնացորդ։

Մի օգտագործիր տետրի կամ Excel-ի թվերը առանց հաշվելու։ Եթե դրանք ճիշտ լինեին, հավանաբար համակարգ փնտրելու կարիք չէր լինի։

5. Աշխատակիցներ և դերեր#

Որոշիր, թե ով ինչ կարող է անել։ Գանձապահը վաճառում է և փակում իր հերթափոխը։ Պահեստապետը ընդունում է ապրանքը։ Վերադարձը կամ զեղչը, գուցե, պետք է հաստատի ավագը։ Յուրաքանչյուրին տուր իր մուտքը, ոչ թե մեկ ընդհանուր գաղտնաբառ. այդպես միշտ երևում է, թե ով ինչ է արել։

6. Անցման օր#

• Ընտրիր կոնկրետ օր։ Լավագույնը՝ ամսվա սկիզբը, որ հաշվետվությունները սկսվեն մաքուր ամսից։
• Նախօրեին արա գույքագրումը և մուտքագրիր մնացորդը։
• Առաջին օրը բոլոր վաճառքները արվում են միայն նոր համակարգում։ Եթե մեկ շաբաթ էլ զուգահեռ ես վարում Excel-ը, դա նորմալ է, բայց մի ձգձգիր. երկու աղբյուր նշանակում է երկու տարբեր ճշմարտություն։
• Առաջին շաբաթվա վերջում համեմատիր համակարգի մնացորդը իրականի հետ մի քանի ապրանքի համար։ Եթե տարբերություն կա, ավելի հեշտ է գտնել պատճառը հիմա, քան երեք ամիս անց։

Ամփոփում#

AM Commerce-ում այս ամենն արդեն կա. ապրանքի քարտ՝ տարբերակներով, գներով, ինքնարժեքով և շտրիխ կոդերով, գնացուցակներ, ընդունում մատակարարից, գույքագրում և աշխատակիցների դերեր։ Խանութ ստեղծելն անվճար է. կարող ես փորձել քո ապրանքացանկով։